TotalGarage nu a pornit dintr-o prezentare PowerPoint și nici dintr-o listă de funcții care arată bine într-o reclamă. A pornit dintr-un service auto din Constanța, unde programările trebuie respectate, mecanicii au nevoie de informații clare, piesele trebuie urmărite, iar clientul vrea să știe cât costă și când își primește mașina.
Noi suntem Total Dez S.R.L., o firmă din Constanța activă în domeniul auto din 2014. TotalGarage este aplicația web pe care am început să o construim pentru propriul atelier și pe care am transformat-o într-un program de management pentru alte service-uri auto.
Diferența față de un program dezvoltat doar pe baza unor cerințe teoretice? Îl folosim noi înșine, în activitatea de zi cu zi. Vedem direct atât lucrurile care ne ajută, cât și situațiile în care programul trebuie îmbunătățit.
De la problemele din recepție la primul modul
Într-un atelier, informațiile nu vin ordonat. Telefonul sună în timp ce o mașină așteaptă constatarea, alta trebuie mutată de pe rampă, un mecanic caută o piesă, iar clientul unei lucrări începute ieri cere o actualizare.
Un calendar obișnuit îți arată ora programării, dar nu neapărat ce se întâmplă după ce mașina a intrat în service.
De aici a pornit una dintre ideile centrale ale TotalGarage: programarea, intervenția și istoricul trebuie să facă parte din același flux, nu să fie trei evidențe separate.
Am construit un calendar vizual în care programările sunt organizate pe rampe și posturi de lucru. În aceeași aplicație există o vedere Kanban care urmărește drumul mașinii prin atelier: Programat, Sosit / În lucru, Parcare, Gata de predare și Achitat.
Dacă o lucrare se întrerupe pentru că lipsesc piesele ori pentru că trebuie aprobarea clientului, mașina trece în parcare cu motivul notat, iar informația rămâne în dosarul ei.
Acesta este un exemplu despre cum dezvoltarea într-un service schimbă perspectiva: nu e suficient să poți crea o programare. Trebuie să poți urmări și ce se întâmplă când planul zilei se schimbă.
O zi obișnuită: aceeași informație, de la recepție până la încasare
Să luăm un flux obișnuit — ilustrativ, nu datele unui client anume.
La recepție
Clientul este identificat, iar mașina este asociată fișei lui. Dacă revine, istoricul intervențiilor e deja acolo. La o mașină nouă, poza talonului ajută la preluarea datelor prin OCR, cu mai puțin de tastat.
În atelier
Mecanicul și recepția lucrează pe aceeași intervenție: constatări, fotografii, operațiuni și piesele necesare. Dacă lucrarea se oprește și continuă în altă zi, dosarul adună toate sesiunile de lucru.
În relația cu clientul
Deosebim două documente care sunt des confundate: devizul estimativ, care funcționează ca o ofertă înaintea lucrării, și devizul lucrării, care arată ce s-a făcut efectiv. Estimativul se trimite printr-un link, iar documentele lucrării se semnează pe telefon sau pe tabletă.
La final
Documentele, intervenția, piesele și încasările trebuie să poată fi găsite împreună. Tocmai legătura dintre ele e motivul pentru care am construit o aplicație specializată, nu doar un calendar cu câteva formulare.
De ce un soft specializat, nu un CRM generalist
Un CRM obișnuit e util pentru contacte, mesaje și oportunități de vânzare. Dar într-un service auto, clientul nu este singurul lucru important.
Aceeași persoană poate avea mai multe mașini, iar aceeași mașină poate reveni pentru lucrări diferite, la kilometraje diferite și cu documente diferite.
În TotalGarage, totul e construit în jurul clientului, al vehiculului și al dosarului de intervenție. Peste ele vin calendarul pe rampe, evidența mecanicilor, ofertele, devizele, documentele, piesele, NIR-urile, încasările și rapoartele. Pentru service-urile care au și linie de ITP există programări online pe intervale și alerte de expirare pentru mașinile clienților.
Nu am vrut să facem dintr-un CRM universal un program de service schimbând etichetele. Am pornit de la ce se întâmplă efectiv în atelier.
Cum dezvoltăm: folosire reală, observații și îmbunătățiri repetate
Cel mai important avantaj al propriului service nu e că putem face o demonstrație frumoasă a aplicației. E că o folosim în situații pe care nicio demonstrație nu le poate anticipa complet.
O intervenție poate începe pe o rampă și continua pe alta. O piesă poate veni pe o factură cu multe poziții. Un client poate aproba doar o parte din ofertă. Un document poate trebui găsit după câteva luni, când mașina revine.
Tocmai astfel de cazuri arată unde un flux e simplu și unde mai are nevoie de lucru.
Dezvoltarea se face pas cu pas:
- pornim de la o nevoie observată în atelier;
- construim sau modificăm funcția;
- o verificăm în aplicație și o folosim în fluxul de zi cu zi;
- revenim asupra ei când apar situații noi.
Funcțiile noi pot fi pornite controlat, întâi pentru o singură firmă — a noastră — înainte să ajungă la toți.
Folosirea zilnică e o sursă de testare practică, nu o garanție că un program nu poate avea erori. De aceea verificăm periodic și codul, securitatea, legăturile dintre module și corectitudinea datelor.
Când găsim o problemă, nu corectăm doar ecranul unde apare, ci și regula din spate, ca să nu se repete pe altă cale.
Ce am învățat construind aplicația în atelier
Informația se introduce o singură dată. Dacă recepția a identificat clientul și mașina, aceleași date trebuie să ajungă în programare, în dosar și în documente, fără transcriere repetată.
Un service nu merge întotdeauna în linie dreaptă. Programările se mută, lucrările se întrerup, piesele întârzie și mașinile revin. Programul trebuie să păstreze contextul, nu doar să bifeze o sarcină ca terminată.
Un document trimis clientului trebuie să poată fi urmărit. La documentele semnate păstrăm conținutul de la momentul semnării și verificăm orice modificare ulterioară printr-un hash. Funcția s-a născut din nevoia practică de a ști exact ce a semnat clientul — detalii despre semnătura electronică în service auto.
Rapoartele sunt utile doar dacă datele sunt corecte. Nu ajunge să afișezi cât s-a încasat sau cât stoc apare pe raft. Trebuie urmărită legătura dintre lucrare, document, mișcarea piesei și plată. E una dintre zonele pe care le verificăm și le îmbunătățim continuu.
Cine poate folosi TotalGarage
TotalGarage este o aplicație web pentru service-uri auto — atât ateliere mici, cât și firme cu mai mulți angajați, posturi de lucru sau locații.
Fiecare firmă își administrează propriile date, utilizatori și setări. Aplicația e disponibilă în România și în Republica Moldova, cu adaptări pentru fiecare piață pe care le dezvoltăm în continuare.
Nu susținem că un program poate înlocui experiența mecanicului, disciplina recepției sau contabilul. Nici că fiecare atelier are nevoie din prima zi de toate modulele. Ideea e să poți începe cu evidența de bază și să adaugi treptat ce îți trebuie.
Sunt și lucruri pe care nu le oferim încă — de exemplu, trimiterea automată a raportărilor către RAR. Azi, datele cerute pentru fiecare lucrare sunt pregătite în aplicație, le copiezi în aplicația RAR și ții evidența a ce ai transmis. Preferăm să spunem clar ce există și ce e încă în lucru.
Un produs pe care îl folosim și după ce l-am lansat
Pentru noi, TotalGarage nu e un proiect terminat odată cu publicarea pe internet. E instrumentul cu care lucrăm și pe care îl îmbunătățim în timp ce propriul service își face treaba.
Când un administrator de atelier ne întreabă de ce am ales un anumit flux, îi putem răspunde pornind de la o situație din atelier, nu doar dintr-o specificație tehnică. Iar când o funcție trebuie schimbată, îi vedem efectul pe mașini reale.
Întrebări frecvente
Cine a dezvoltat TotalGarage?
Total Dez S.R.L., o firmă din Constanța înființată în 2014, cu activitate în domeniul auto și cu propriul service. TotalGarage este aplicația construită pentru atelierul nostru și oferită apoi altor service-uri auto.
TotalGarage este folosit într-un service real?
Da. Îl folosim zilnic în propriul service din Constanța, pe mașini reale: programări, intervenții, devize, piese și încasări. Funcțiile noi pornesc întâi la noi, apoi ajung la toți.
Pot folosi TotalGarage dacă am un atelier mic?
Da. Poți începe cu clienții, programările și devizele, iar restul modulelor le adaugi când ai nevoie de ele. Există și un plan gratuit.
TotalGarage trimite automat raportările la RAR?
Nu încă. Datele cerute pentru fiecare lucrare sunt pregătite în aplicație, le copiezi în aplicația RAR într-un click, le poți exporta în Excel și marchezi ce ai transmis. Trimiterea automată va veni când RAR va oferi o cale de integrare pentru programe.
Dacă ai un service auto și vrei să vezi cum funcționează: funcționalitățile TotalGarage, povestea firmei și planurile disponibile — inclusiv unul gratuit, cu 30 de zile de acces complet la înregistrare, fără card bancar.