Pe scurt
Caietul, carnețelul sau Excelul merg cât timp ești singur, ai una-două mașini pe zi și facturezi din alt program. Se rup la prima discuție cu un client despre ce s-a convenit, la stoc și la ce îți cere RAR pe documente. Cu cât crește atelierul, cu atât e mai greu să ții evidența la tot: cine a sunat, ce s-a promis, ce piese au venit, ce s-a încasat, ce expiră. De aici încolo contează un program.
Programul clasic, instalat pe calculatorul din birou (sau unul care arată ca un program de Windows), e de obicei foarte puternic pe gestiune și contabilitate. Îl folosești însă la birou, nu din curte, iar instalarea, actualizările și uneori implementarea se plătesc separat.
Programul online (cum e TotalGarage) merge din browser, pe telefon și pe calculator, fără instalare, cu actualizările incluse în abonament. În schimb, are nevoie de internet și depinzi de cel care îl face.
Comparația, rând cu rând
Derulează tabelul spre dreapta pentru programul clasic și pentru caiet / Excel.
| Ce te interesează | Program online (TotalGarage) | Program clasic instalat | Caiet / Excel |
|---|---|---|---|
| Deviz și comandă de reparație | Da. Devizul estimativ pleacă pe WhatsApp, iar clientul acceptă linie cu linie | Da, de regulă bine puse la punct | Din șablon, de mână; totalurile și TVA-ul le verifici tu |
| Ce cere RAR pe documente (lucrări, termen, costuri, executant, inspecția finală) | Comanda după RNTR 9, executantul și inspecția finală pe deviz, din start | Depinde de program: întreabă explicit | Doar dacă ți-ai pus singur toate rubricile |
| Semnătura clientului | Pe telefonul clientului (link) sau pe tableta din service, legată de conținutul semnat | De obicei pe hârtie | Pe hârtie |
| Programări | Calendar pe rampe, coloană pentru mașinile care așteaptă piese, cereri online de la clienți | De la agendă simplă la planificare pe resurse | Agendă sau o foaie separată |
| Stoc și NIR | NIR din factura furnizorului (XML sau OCR), stocul scade când piesa trece pe lucrare. Un singur depozit. În Complet și Pro | Aici sunt cele mai puternice: gestiune, depozite, rapoarte de gestiune | Greu de ținut corect; stocul nu scade singur |
| Facturare și e-Factura | Din deviz, prin FGO sau SmartBill, care o trimit în SPV | Adesea direct din program | Separat, în alt program |
| RAR Auto-Pass | Datele fiecărei lucrări finalizate, gata de raportat, de la planul Basic | Depinde de program | Tastezi tu totul în aplicația RAR |
| Lucru de pe telefon, din curte | Da: poze la recepție, mecanicul își vede lucrările, se instalează pe telefon ca aplicație | De obicei nu; se lucrează la calculatorul din birou | Practic nu |
| Istoricul mașinii | Da, după număr sau VIN, cu poze, devize și expirările ITP / RCA / rovinietă | Da | Răsfoiești caietele sau cauți prin fișiere |
| Cât ai câștigat pe o lucrare | Da: fiecare piesă își duce costul pe lucrare. De la planul Service | Da, de regulă cu multe rapoarte | Doar dacă îți faci singur formulele |
| Contabilitate în același program | Nu. Exportul pentru contabil e în Excel | Unele au | Nu |
| Fără internet | Nu. Are nevoie de internet; merge și pe datele mobile ale telefonului | Da, dacă e instalat local | Da |
| Instalare și actualizări | Nimic de instalat; actualizările sunt incluse | Instalare, uneori implementare plătită; actualizările pot costa separat | Nimic de instalat |
| Cost | Plan Free gratuit; 49–199 lei pe lună fără TVA, cu tot ce scrie pe plan | Licență sau abonament; uneori module plătite separat | Aproape zero, plus timpul tău |
Când îți ajunge caietul sau Excelul
- Lucrezi singur sau cu încă un om și nu ai recepție separată.
- Faci una-două mașini pe zi, fără piese pe stoc.
- Nu ești atelier autorizat RAR, deci nu ai comandă de reparație, inspecție finală și Auto-Pass de ținut.
- Facturile le face contabilul sau alt program de facturare.
Dacă te regăsești aici, nu ai nevoie de un program plătit. Poți face devizul gratuit, fără cont, pe generatorul nostru de deviz, sau poți descărca comanda și devizul pe hârtie.
Când merită un program clasic
Un program instalat, cu gestiune și contabilitate, te servește mai bine decât noi dacă:
- vrei contabilitatea în același program cu service-ul;
- ai mai multe depozite sau un magazin de piese mare, cu catalog TecDoc;
- vrei casa de marcat legată direct de program;
- lucrezi des fără internet.
Ce să verifici la orice program, înainte să plătești
- Fă o lucrare reală de azi cap-coadă în perioada de probă: recepție, deviz, factură, încasare. Nu te uita doar la lista de funcții.
- Încearcă-l pe telefon, în curte, cu o poză la recepție. Dacă nu merge acolo, recepția rămâne pe hârtie.
- Uită-te pe documentele tipărite: comanda de reparație și devizul au lucrările, termenul, costurile, executantul, inspecția finală și garanția? Pe acestea le cere RAR (RNTR 9, Anexa 4, pct. 5.3.3).
- Întreabă cum pleacă e-Factura: direct din program sau printr-un program de facturare. Ambele merg, dar trebuie să știi ce mai plătești.
- Verifică factura de probă: data scadenței după data facturii, denumirile liniilor la fel ca pe deviz, datele firmei complete.
- Adună prețul total: abonament, module plătite separat, utilizatori în plus, implementare, SMS-uri. Prețul de pe prima pagină nu e întotdeauna prețul cu care lucrezi.
- Întreabă cum pleci cu datele dacă renunți: clienții, mașinile și devizele trebuie să se poată scoate în Excel.
Termenii, pe scurt
- Deviz estimativ: ce propui clientului înainte de lucru, cu prețuri. Dovedește ce s-a convenit.
- Comandă de reparație: lucrările convenite, termenul, costurile și garanțiile, la intrarea mașinii. Pe ea se uită RAR la audit.
- Inspecția finală: verificarea de la final, cu cine a făcut-o și ce a verificat (frâne, noxe, geometrie, faruri), trecută pe deviz și în registru.
- NIR: nota de intrare a pieselor în stoc, din factura furnizorului.
- e-Factura: factura transmisă în SPV ANAF, obligatorie între firme.
- RAR Auto-Pass: registrul în care atelierele autorizate trimit, la fiecare lucrare, data, VIN-ul, kilometrii și tipul lucrării. Devizul nu se trimite.
- Program online (SaaS): îl folosești din browser, pe abonament, fără instalare; datele stau pe server, nu pe calculatorul din birou.
Unde se încadrează TotalGarage
Suntem un program online, făcut și folosit în propriul service auto din Constanța. Planul Free e gratuit, fără limită de timp: programări, clienți, mașini și 15 devize pe lună. Basic costă 49 lei pe lună (devize nelimitate, facturare prin FGO / SmartBill, documente, semnături, RAR Auto-Pass), Service 99 lei (plus casă și rapoarte), Complet 149 lei (plus stoc, NIR și facturi de furnizori), Pro 199 lei (15 utilizatori), toate fără TVA. Planul include ce scrie pe el, nu cumperi module separat. Vezi prețurile.
Clienții și mașinile din programul de acum ți le mutăm noi, din exportul lui.