Devizul e documentul pe care îl faci cel mai des într-un service. Și e, de obicei, cel la care pierzi cel mai mult timp fără să-ți dai seama — nu doar cât îl scrii, ci tot ce vine după: semnătura clientului, piesele scoase de pe raft, dosarul în care îl pui, factura.
Am luat același deviz și l-am făcut în trei feluri: pe hârtie, în Excel și într-un program de service auto. Nu ca să-ți spunem că hârtia e rea. Ca să vezi unde se duc minutele.
Ce e un deviz de lucrări, pe scurt: documentul care arată ce manoperă și ce piese s-au folosit la o mașină, cu prețurile, TVA-ul și totalul. Clientul îl semnează, iar el stă la baza facturii și a scoaterii pieselor din stoc.
Același deviz, trei feluri
Exemplul: o Dacia Logan intră pentru kit de distribuție și pompă de apă. Pe deviz ajung două manopere, cinci piese și lichidul de răcire. Un deviz cât se poate de obișnuit.
Pe hârtie
- Cauți prețurile: în catalog, în factura de la furnizor sau la telefon.
- Scrii fiecare linie de mână, cu cod, denumire, cantitate și preț.
- Faci TVA-ul și totalul cu calculatorul. Dacă greșești o cifră, tai și rescrii — sau o iei de la capăt, dacă devizul pleacă la o firmă.
- Clientul semnează doar dacă e în atelier. Dacă e la serviciu, devizul așteaptă.
- Copia o pui în biblioraft. Dacă o pui.
Cu aproximație: 15–25 de minute, plus riscul clasic — scris care nu se înțelege, greșeli de adunare, prețuri de acum trei luni.
În Excel sau Word
E un pas înainte față de hârtie: ai un șablon, formulele fac adunarea, arată mai curat.
Doar că:
- Prețurile tot le cauți și le copiezi de mână.
- O formulă ștearsă din greșeală îți strică totalul fără să observi.
- Numărul devizului îl ții minte tu. Apar două devize cu același număr, sau găuri în numerotare.
- Fișierele se înmulțesc: „deviz Popescu final", „deviz Popescu final 2", „deviz Popescu BUN".
- PDF-ul îl scoți și îl trimiți de mână, pe mail sau pe WhatsApp.
- Semnătura tot pe hârtie se face.
- Stocul nu află nimic. Piesele le scazi separat — sau deloc.
Cu aproximație: 8–15 minute pe deviz, dar munca de după rămâne aproape toată.
Într-un program de service auto
- Clientul și mașina sunt deja pe fișă, din momentul în care ai făcut programarea. Nu le mai scrii.
- Manoperele le alegi dintr-o listă cu prețurile tale, puse o singură dată.
- Piesele le cauți după cod sau după denumire. Dacă sunt pe stoc, vin cu prețul de vânzare și cu cel de achiziție.
- TVA-ul, reducerile și totalul se calculează singure.
- Numărul devizului se pune automat, în ordine, când îl emiți.
Cu aproximație: 2–5 minute.
Cifrele sunt ordine de mărime, nu cronometrări de laborator — un deviz cu 30 de linii durează oricum mai mult decât unul cu trei. Dacă vrei să știi exact, cronometrează-te o săptămână. De obicei, surpriza e partea de după.
Unde câștigi cu adevărat: după ce ai scris devizul
Diferența mare nu e la scris. E la tot ce trebuie să faci cu devizul odată ce e gata.
Semnătura pe WhatsApp, fără să vină clientul
Trimiți linkul pe WhatsApp dintr-un buton. Clientul îl deschide pe telefon, vede devizul și semnează cu degetul pe ecran. Semnătura ajunge pe document, cu data și ora.
- Nu mai aștepți să treacă pe la atelier ca să începi lucrarea.
- Când apare discuția „nu așa ne-am înțeles", ai devizul semnat, nu o vorbă.
- La fel merge și pentru comanda de lucru și pentru procesul-verbal de predare. Iar dacă omul e la recepție, semnează pe tabletă.
Stocul se descarcă singur
Piesa pe care o pui pe deviz din stoc iese din stoc. Bonul de consum se numerotează automat când emiți devizul. Nu mai ții două evidențe — una pe deviz, una în caietul de magazie — care nu se potrivesc niciodată la sfârșit de lună.
Și mai vezi ceva ce în Excel nu vezi: ce piese se termină și ce trebuie comandat, înainte să rămână mașina pe rampă.
Arhiva e online, nu în biblioraft
Orice deviz îl găsești în câteva secunde, după numărul de înmatriculare, după nume sau după numărul devizului. Din telefon, de acasă, când te sună clientul duminică.
- Istoricul mașinii e la un loc: ce s-a schimbat, când, la câți kilometri.
- La un control sau la o contestație, ai documentul semnat, nu cauți prin dosare.
- Nu stă pe un singur calculator din atelier, care se poate strica sau fura.
Factura dintr-un click
Dacă ai SmartBill sau FGO legat de program, factura se emite din deviz, cu aceleași linii, fără să le mai tastezi încă o dată. Dacă nu ai legătura făcută, datele sunt oricum gata, nu le mai aduni din hârtii.
Plata legată de deviz
Încasarea o treci pe deviz: știi cine a plătit, cât, ce avans a lăsat și ce mai are de dat. Contabila vede lunar devizele, bonurile de consum și încasările, fără să te mai sune pentru fiecare.
Greșelile care dispar
- TVA-ul calculat greșit.
- Două devize cu același număr.
- Prețul de acum trei luni, uitat în șablon.
- Piesa ieșită de pe raft, dar uitată pe deviz — sau invers.
- Devizul semnat care nu mai e de găsit când chiar ai nevoie de el.
Niciuna nu pare mare luată separat. Adunate pe un an, sunt bani pierduți și discuții cu clienții.
Ce nu rezolvă un program
Ca să fim cinstiți:
- Nu știe prețurile tale din prima. Manoperele și piesele le pui o dată în listă. După aceea nu le mai scrii.
- Prima săptămână merge mai încet, cât te obișnuiești. Normal.
- Dacă faci un deviz pe săptămână, Excel-ul e suficient. Programul începe să conteze când devizele devin zilnice și când ai piese pe stoc.
Un calcul simplu
Să zicem că faci cinci devize pe zi și câștigi zece minute la fiecare — doar la scris, fără semnătură, stoc și arhivă. Înseamnă aproape o oră pe zi. Pe o lună cu 22 de zile lucrătoare, cam 18 ore: mai mult de două zile de lucru.
Pune în locul cifrelor numărul tău de devize și minutele tale. Rezultatul e doar al tău, dar de obicei e mai mare decât te-ai aștepta.
De unde începi
- Pune manoperele pe care le faci des, cu prețurile tale. O jumătate de oră, o singură dată.
- Introdu piesele pe care le ții pe stoc — sau lasă-le să intre singure, la prima factură de la furnizor.
- Fă primul deviz real și trimite-l pe WhatsApp la semnat. După ce l-ai văzut o dată pe telefonul clientului, nu te mai întorci la carnet.
TotalGarage face toate lucrurile de mai sus: deviz cu nomenclator și stoc, semnătură pe WhatsApp sau pe tabletă, arhivă online, factură prin SmartBill sau FGO. Planurile sunt aici — inclusiv unul gratuit, cu 30 de zile de acces complet la înregistrare, fără card bancar.