Un service auto emite facturi către trei feluri de clienți în aceeași zi: omul care își ia mașina și plătește la ghișeu, firma care are o mașină de serviciu și asigurătorul care plătește o daună. Toate trei ajung, într-un fel sau altul, în e-Factura. Regulile diferă puțin de la unul la altul, iar din 2026 s-a schimbat și termenul.
Ce este e-Factura, pe scurt: sistemul ANAF prin care facturile se trimit electronic, în format XML, în Spațiul Privat Virtual (SPV). Factura există legal abia după ce a trecut prin sistem. Pentru firme, e singurul canal valabil din iulie 2024.
Ce facturi trimiți în e-Factura
- Facturile către firme (B2B). Obligatoriu din 1 ianuarie 2024; din 1 iulie 2024, factura B2B care nu trece prin e-Factura nu mai e valabilă.
- Facturile către persoane fizice (B2C). Obligatoriu din 1 ianuarie 2025. Da, și factura de 300 de lei pentru schimbul de ulei, dacă ai emis factură.
- Ce nu trimiți: bonul fiscal care ține loc de factură simplificată. Despre el, mai jos.
Termenul: 5 zile lucrătoare (din 2026)
Din 1 ianuarie 2026, factura se trimite în 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Până atunci erau 5 zile calendaristice. Ziua emiterii nu se numără. Termenul nu poate trece, oricum, de 5 zile lucrătoare de la data până la care trebuia emisă factura (de regulă, 15 ale lunii următoare).
Exemplu: emiți factura luni, 5 octombrie 2026. Numeri de marți: 6, 7, 8, 9 octombrie și luni, 12 octombrie. Ai timp până pe 12 octombrie.
În practică, un program care trimite factura în SPV în momentul emiterii te scapă de numărătoare: nu mai există o „grămadă de trimis vineri”.
Situațiile dintr-un service, una câte una
| Situația | Cui facturezi | Ce ajunge în e-Factura |
|---|---|---|
| Persoană fizică, plătește la casă și primește bon | nu emiți factură, bonul ține loc de ea | nimic |
| Persoană fizică, cere și factură după bon | persoanei fizice | factura, cu tipul 751, la data bonului |
| Persoană fizică, factură direct (fără bon) | persoanei fizice | factura B2C, cu CNP sau cu 13 zerouri |
| Firmă, bon cu CUI-ul ei, până la 100 de euro cu TVA | firmei | nimic, bonul e factură simplificată |
| Firmă, peste 100 de euro | firmei | factura B2B |
| Daună plătită de asigurător | asigurătorului | factura B2B, pe asigurător |
Clientul nu vrea să-și dea CNP-ul
Nu e obligat. Factura se emite cu 13 zerouri (0000000000000) în locul codului numeric personal și rămâne o factură către persoană fizică. Atenție la altceva, care oprește des factura în validare: adresa clientului. Pentru factura către o persoană fizică, sistemul vrea strada, localitatea și județul. Dacă la recepție ai trecut doar numele și telefonul, completează adresa înainte de factură.
Bonul fiscal și factura
Bonul fiscal emis de casa de marcat nu se trimite în e-Factura. Dacă însă clientul vine după bon și cere factură, factura se emite la data bonului, cu codul 751 (factură emisă pentru o operațiune deja înregistrată pe bon), și se trimite în sistem. Așa nu dublezi venitul în contabilitate.
Factura pe asigurător sau pe firma care plătește
Când plătește altcineva decât proprietarul mașinii (asigurătorul, la o daună, sau firma care folosește mașina), factura merge pe cel care plătește, deci e o factură între firme. Mașina rămâne a proprietarului. În dosar trebuie să fie clar cine e beneficiarul facturii, altfel factura pleacă pe omul de la recepție.
Amenzile
- Factură B2B trimisă pe alt drum decât e-Factura: amendă de 15% din valoarea facturii, și pentru cel care o emite, și pentru firma care o primește și o înregistrează.
- Întârziere la B2B sau netrimitere la B2C: amendă fixă, pe lună, nu pe factură, pentru toate facturile al căror termen a căzut în aceeași lună.
- Amenzile acestea nu se pot plăti pe jumătate în 15 zile, cum se întâmplă la alte contravenții.
Amenda fixă depinde de mărimea firmei:
| Contribuabil | Amenda pe lună |
|---|---|
| mic (cele mai multe service-uri) | 1.000–2.500 lei |
| mijlociu | 2.500–5.000 lei |
| mare | 5.000–10.000 lei |
Pe unele site-uri scrie că amenda fixă se dă pe fiecare factură. Legea spune altfel: pe lună. Asta nu face întârzierea mai puțin scumpă.
Și facturile primite?
Facturile de la furnizorii de piese vin tot prin SPV, ca fișier XML (de obicei într-o arhivă ZIP, cu semnătura ANAF alături). Le poți deschide în SPV ca PDF, dar adevărata valoare e în XML: are fiecare linie, cu cod, cantitate și preț. Un program care citește XML-ul îți face recepția (NIR-ul) fără să mai tastezi piesele de pe factură.
Cum se face în TotalGarage
- Factura pleacă din deviz. Fiecare linie a devizului devine o poziție pe factură, cu TVA-ul ei; piesele în bucăți, manopera în ore. Devizul și factura spun același lucru, iar după facturare devizul nu se mai poate modifica.
- Prin programul tău de facturare. TotalGarage se leagă de FGO sau SmartBill: factura se emite acolo, cu seria și numărul de acolo, și de acolo ajunge în SPV.
- Beneficiarul se alege din deviz. Când plătește asigurătorul sau o firmă, alegi firma după nume sau CUI; mașina rămâne pe proprietar.
- Facturile de la furnizori intră din XML sau direct din ZIP-ul descărcat din SPV, cu liniile citite și NIR-ul pregătit.
Întrebări frecvente
Trebuie trimise în e-Factura și facturile către persoane fizice?
Da, din 1 ianuarie 2025. Termenul e același ca la firme: 5 zile lucrătoare de la emitere, din 2026. Bonul fiscal nu se trimite.
Clientul nu vrea să-mi dea CNP-ul. Ce trec pe factură?
13 zerouri în locul CNP-ului. Factura rămâne valabilă. Nu uita adresa: strada, localitatea și județul.
Am emis bon, iar clientul cere și factură. Trebuie trimisă?
Da. Factura se emite la data bonului, cu codul 751, și se trimite în e-Factura. Bonul nu se anulează.
Amenda pentru întârziere se dă pe fiecare factură?
Nu. Amenda fixă se dă o dată pe lună, pentru toate facturile al căror termen a căzut în luna respectivă. Excepție: factura B2B care nu trece deloc prin e-Factura, unde amenda e 15% din valoarea ei.
Regulile de mai sus sunt cele în vigoare la 1 octombrie 2026, după OUG 120/2021 cu modificările din 2025 și 2026. Pentru situații speciale (de exemplu, clienți din alte țări), întreabă contabilul. Surse: OUG 120/2021, forma consolidată, materialul ANAF despre termenul de 5 zile lucrătoare, ghidul ANAF al tipurilor de facturi.
TotalGarage e un program pentru service-uri auto, folosit zilnic în propriul nostru atelier din Constanța: devize, programări, stoc, semnătura clientului pe telefon și facturare prin FGO sau SmartBill. Cât timp câștigi când devizul devine factură dintr-un click vezi în articolul despre deviz pe hârtie, în Excel și în program. Planurile sunt aici, inclusiv unul gratuit, cu 30 de zile de acces complet la înregistrare, fără card.